Para el logro de una comunicación efectiva en las empresas, y por ende de los proyectos de TI, es indispensable poseer un buen sistema comunicativo y seleccionar la persona que lo haga efectivo, para que trabaje profundamente en el tema al interior de la organización.
En la actualidad, muchas empresas no le otorgan mayor importancia al sistema de comunicación, ni a tener a una persona calificada, lo cual es importante para el buen funcionamiento de las organizaciones. Además, la mayoría de sus problemas internos, son debidos a la mala comunicación que se da entre las áreas o las personas que deben de colaborar en conjunto.
La carencia de estrategias comunicativas en el ámbito laboral y en los proyectos de TI, genera lentitud en los procesos y en las respuestas. Se originan múltiples problemas y aspectos negativos que afrontan los grupos de trabajo en las empresas, los cuales traen consigo desventajas que afectan el desarrollo empresarial.
Entre los problemas más representativos por falta de comunicación son, en primer lugar, el descontento del personal, ya que se empiezan a dar malos entendidos, información errada e incoherente de lo que en realidad se quiere dar a entender, provocando fuertes conflictos entre las personas y los proyectos.
En segundo lugar, se da improductividad, puesto que el personal se desconcentra y se enfoca en temas totalmente diferentes y, en tercer lugar, se origina un clima organizacional negativo por los diversos factores contradictorios que se ven involucrados en el entorno de la empresa y que afectan a los proyectos de tecnología.Es por esta razón que PRAXIS propone que los gerentes de las empresas, en conjunto con el jefe de Recursos Humanos, deben estar al tanto de los procesos comunicativos, deben generar diversas estrategias y mecanismos para propiciar entre los empleados una buena motivación que conduzca a un alto desempeño y producción de las actividades de la empresa y sus proyectos de TI, ya que es a través de la tecnología que se refuerzan los conceptos de productividad y cumplimiento de objetivos.
Beneficios de implementar prácticas de comunicación dentro de los proyectos de TI en las empresas:
· Se cumple el propósito del proyecto, ya que cada integrante tiene bien definido el objetivo del mismo.
· Se cumple con los tiempos definidos para cada actividad y cada integrante dentro del proyecto.
· Se llevan a cabo reuniones de seguimiento en forma debida.
· Se atienden las problemáticas, que se comunican durante reuniones de seguimiento.
· Los líderes del proyecto ven la comunicación como medio para motivar al personal, por ejemplo.
· La comunicación interna es propiedad y responsabilidad de toda la empresa y no únicamente de los líderes de áreas o proyectos.
· Se obtiene credibilidad y compromiso por cada integrante del proyecto, así como por cada área.
· Se genera liderazgo en lo que se plantea.
· Coordinación y cooperación en grupo.
· Adaptación al entorno cambiante que se presente en una organización.
· Se mejora continuamente la calidad en la toma de decisiones.
· Se generan oportunidades en los negocios.
· Y alto rendimiento de los involucrados.
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